Generellt arbetssätt

Samverkansprojekt genom Geodatarådet 

Alla projektförslag som kommer in till Geodatarådet (från Storsthlm, kommun, eller enskild person och, teoretiskt sett, även företag) samlas i en form av idébank. Förslagen behandlas i Geodatarådets styrgrupp, vilken fattar beslut om igångsättande, efter samråd med berörda parter. Innan något projekt startar sker ett upprop bland kommunerna som anmäler deltagare och om någon medarbetare kan medverka som projektledare för det aktuella projektet; det senare är ett absolut villkor för att alls kunna starta något projekt, men här kan också externa resurser användas som komplement eller i form av expertis. Inget projekt får heller påbörjas utan en plan, där budget, tidsramar, bemanning, mål, rapporteringstillfällen, kommunikationskanaler/planer, milstolpar och uppföljning anges. All dokumentation inom projektet läggs på den gemensamma webbprojektarbetsplatsen.

Från slutet av 2013 finns ett generellt samverkansavtal som gäller tillsvidare för samtliga 26 kommuner inom länet, där Geodatarådet planerar vad som skall prioriteras på årsbasis, även om projekten kan räcka över flera år. För att ett projekt skall komma till stånd, behöver ej samtliga kommuner vara delaktiga.

För varje projekt bildas en arbetsgrupp. Den består av en projektledare och representanter från medverkande kommuner. Där så är lämpligt medverkar även Geodatarådets samordnare och/eller tjänstemän från Storsthlm och/eller Lantmäteriet. Projektledaren leder det dagliga arbetet med möten, rapporter/dokumentation och samband med hjälp av projektsamordnaren.

Vid behov kan även referensgrupper skapas, vars medlemmars erfarenhet och expertis bedöms behövas, för att kunna genomföra projektet med avsedd kvalitet.

Geodatarådets styrgrupp har ett huvudansvar för generell samverkan och administrerar utskick, kallelser, lokalbokningar, rapporter, seminarier m.m. när det inte rör sig om enskilda projekt, något som då sköts av projektledaren.

När ett projekt är avslutat görs en återkoppling till Geodatarådets styrgrupp och medverkande kommuner. För att nå ut med resultatet till flera kommuner (även utanför Stockholms län) och andra intressenter kan även seminarier anordnas. Beroende på syftet med samverkan redovisas resultatet även som rapport, checklista etc och publiceras på Geodatarådets hemsida.

Samverkan - Från förslag till projekt

Bilden nedan beskriver prjektflödet från att ett förslag kommer in till avslut. Projektförslagen som kommer in hanteras i två steg där i första steget presenteras en mer kortfattad beskrivning till styrgruppen samt på vårkonferensen. Går förslaget
vidare bearbetas den in till nästa års verksamhetsplan. En beskrivning och hålltider av denna process finner du här.

Uppföljning / projektkunnande

En mycket viktig del av denna samverkan är att utvärdering/uppföljning sker, dels av varje projekt för sig, dels för Geodatarådet allmänt, med jämna mellanrum. Det är viktigt att deltagarna har den kunskap som krävs för ett lyckat projekt. Det bör därför genomföras utbildning i projektgenomförande / projektledning för nytillkomna medarbetare.

För att underlätta samverkan skall färdiga mallar finnas tillgängliga för olika delar av projektarbetet, t.ex. för förstudie, rapporter, dagordningar, kommunikationsplaner, m.m.

Organisationsöversikt för projekt inom Geodatarådet: